El Word en las comunicaciones
del siglo XXI
- A principios de los años ochenta,
el Programa General de la Información -PGI- de la UNESCO
ponía en marcha un interesante proyecto con el fin de
informatizar las bibliotecas de numerosas universidades en Latinoamérica.
Era una manera de transformar en información binaria muchos
ejemplares de libros, tesis, y demás documentación
única en el mundo, ya por su valor histórico como
científico. En cierta manera desde ese entonces se estaba
anticipando en el tiempo el auge de Internet y la posibilidad
de libre circulación internacional de la información
por la red.
-
- En nuestros días, cualquier usuario
de un PC puede generar una base de datos en donde se almacene
información analógica -libros, revistas, etc. en
soporte papel, por ejemplo- como binaria -artículos de
periódicos "on-line"-. La utilidad de una base
de datos radica en la rápida localización de aquello
que se está buscando. En las próximas líneas
y para tal tarea, se recurrirá a las tablas del Word que
posteriormente se pueden transformar en una base de datos. A
partir del mismo se verá la potencialidad de esta aplicación
de la firma Microsoft, unida a una serie de consejos útiles
para tal cometido.
- Base de datos: Principales conceptos
-
- Antes de hablar de la base de datos es
importante hacer un par de aclaraciones. En primer lugar debemos
diferenciar los términos datos e información. Desde
un punto de vista "clásico" de la comunicación,
una información es el resultado de un proceso en donde
se han introducido unos datos. Dicho proceso puede realizarse
manualmente o con el uso de un computador. Además, una
información puede transformarse en dato, si se produce
la retroalimentación del sistema. Todo esto se puede representar
de la siguiente manera:
-
Ahora bien, en un computador los datos y la información
son de tipo binario. Cuando estos bits se unen forman diversas
unidades de medida de la información: bytes, megabytes,
gigabytes, etc. Lo importante en estos casos es diferenciar sistema
de estructura. El primero nos conduce al núcleo de la
informática y todas sus derivaciones, como puede ser la
Unidad Central de Proceso (CPU), los diversos periféricos,
entre otros componentes. El segundo -estructura- es más
trascendental a la hora de organizar una base de datos.
-
- Ante la pregunta: ¿Qué es
una base de datos? Se puede responder lo siguiente: "Una
base de datos (del inglés, database) consiste en decir
que es un conjunto de datos utilizados en un sistema informativo
específico, ya sea de tipo educacional, científico,
administrativo, laboral u otro tipo". Además, una
base de datos se compone de dos tipos de información que
pertenecen a distintos niveles de abstracción:
-
- · Los datos.
· Las estructuras o metadatos.
-
- Los primeros representan la entidad del
sistema por modelar. Las propiedades de tales entidades están
descritas en forma de valores, es decir, numérico (día,
mes, año, etc.), alfabético (nombre, apellido,
ciudad, etc.), alfanumérico (dirección = calle
+ número, matricula o patente de un automóvil =
letras + números, por citar un par de ejemplos), entre
otras modalidades que se verán más adelante. Dichos
datos pueden ser agrupados o clasificado en categorías,
en función de la estructura común, por ejemplo,
libros, autores, año de edición, etc. Las estructuras
o metadatos describen las características comunes de las
varias categorías de los datos, como son los nombres y
tipos. En el caso de una revista ficticia y en soporte papel
puede estructurar brevemente los principales datos de la siguiente
manera:
- · Nombre de la revista.
· Temática.
· Fecha.
· Año de fundación.
· Precio.
· Editorial.
· Dirección de la redacción.
· Dirección de la administración.
-
- Desde el punto de vista informático,
cada uno de estos datos constituyen unos campos. La longitud
del campo estará en función del total de caracteres
que lo compongan, incluidos los espacios (cada espacio vale 1).
El tipo de campo está en función del tipo de dato
que se almacenará:
-
- · Muy Especial
· La explosión Internet
· Invierno 1997
· 1981
· 400 pesetas.
· G+J España Ediciones.
· Marqués de Villamagna, 4. 28001 Madrid.
· Marqués de Villamagna, 4. 28001 Madrid.
Por lo tanto, nuestro primer y segundo campo (el nombre de la
revista y la temática) son alfabéticos y tiene
una extensión de 12 caracteres. El tercero es alfanumérico
con 13 caracteres (invierno 1997), el cuarto (año) es
numérico de 4 caracteres, y así sucesivamente.
En los sistemas informáticos estos campos se agrupan formando
un registro.
-
- Otra de las consideraciones que hay que
tener presente, en el momento de generar una base de datos, generalmente
es que cada registro tenga un código. Dicho código,
con el fin de ganar velocidad a la hora de procesarlo, es aconsejable
que sea numérico y se encuentre al inicio de nuestro registro.
Por ejemplo, con un lector de códigos de barra se puede
conocer, de manera automática, el precio de la revista
en el momento de hacer la compra en un supermercado. Todos estos
registros constituyen luego un archivo o fichero. Por lo tanto,
un archivo es un conjunto de registros, un registro es un grupo
de campos, un campo es una asociación de caracteres y
los caracteres están compuestos de bits. Un bit es la
mínima unidad de información que puede tener dos
estados: 1 y 0. Una representación gráfica es la
siguiente:
-
- Aquí es menester diferenciar entre
bases de datos analógicas y binarias. Un clásico
ejemplo, en el primer caso, son los archivadores metálicos,
en donde el ser humano realiza la clasificación de los
datos que inserta en cada una de las carpetas de los diversos
cajones que lo componen. He aquí un proceso manual y humano.
En el segundo caso -binario o digital-, hay un mecanismo electrónico
que se encarga de realizar dichas operaciones cuyo corazón
en el computador está en el CPU (Unidad Central de Proceso).
-
- La vigencia del papel en las bases
de datos binarias
-
- Hasta ahora hemos considerado los principales
aspectos relacionados con las bases de datos, desde el punto
de vista teórico. Sin embargo, una de las actividades
más importantes es su organización, ya que se pone
en práctica el aspecto lógico, es decir, lo fundamental
de las bases de datos.
-
- Por ejemplo, si alguien nos solicita generar
una base de datos sobre una biblioteca, lo primero que se debe
hacer es poner en juego los mecanismos de la inferencia de la
comunicación y el aspecto mnemotécnico en los nombres
de los campos, es decir, que sean fáciles de recordar
cuando hay un número elevado de ellos. Por ejemplo, una
manera de abreviar los campos a seis caracteres es:
-
- Nombre del campo sobre el papel
Nombre "mnemotécnico" del campo
en el computador
- · Código del compendio CODCOM
· Nombre y apellidos del autor NOMAPE
· Título de la obra TITOBR
· Año de publicación AÑOPUB
· País de edición PAIEDI
· Nombre de la editorial NOMEDI
-
- Aunque esta puede ser una tarea trivial
a simple vista, resulta interesante desde el punto de vista lógico
comenzar a escribir sobre el papel los diversos componentes que
rodean a las personas, e incluso más tarde se pueden insertar
en una base de datos. Un buen ejercicio mental consiste en determinar
la longitud del registro, por ejemplo, trabajar con una media
de 25 campos que no se pueden repetir entre sí. Cuando
se adquiere la práctica suficiente se puede llegar tranquilamente
hasta los 50 campos, lo que señala un elevado nivel de
detalle y precisión de la base de datos. Obviamente, una
vez lograda una buena estructura para una biblioteca, la misma
puede exportarse - con sus correspondientes modificaciones -
para organizar los vídeos, artículos de revistas,
diapositivas, medios sonoros, etc.
-
- Lo importante es considerar que el primer
campo de los registros siempre debe ser un código. Es
aconsejable que este sea numérico, para ganar velocidad
en el momento en el que el computador procese la información.
-
- En cuanto a la extensión de los
campos, diversas aplicaciones del entorno, Windows tienen sus
límites por defecto. En la figura 3, hay una tabla de
Microsoft Access, en donde en la zona de la elipse están
los diferentes tipos de campos y en la parte inferior las características
intrínsecas de cada uno de ellos: lógicos (si/no),
monetario, fecha / hora, entre tantos otros.
-
- Un ejemplo práctico
-
- Los artículos de los periódicos
digitales pueden servir para constituir una base de datos en
soporte binario. Diariamente se pueden grabar, en un directorio
del disco duro, aquellas noticias que nos interesan. Una manera
fácil de clasificarlas es por la fecha, o sea, mes y año
(figura 4).
-
- En nuestro caso del ejemplo práctico
se parte de dos publicaciones españolas: El País
y La Vanguardia. La primera ventaja del primer periódico
digital, con referencia al segundo es que en el momento de archivar
los artículos en el computador, cada artículo mantiene
el nombre de la edición impresa, cosa que no sucede en
el caso de La Vanguardia, consecuentemente el usuario debe introducir
el nombre del artículo que desea archivar (figura 5).
Este elemento que puede ser algo banal es muy importante para
generar bases de datos de manera rápida. Acto seguido
creamos una tabla de seis columnas y dos filas (figuras 6 y 7).
En la primera fila insertamos los nombres de los campos, algunos
en formato mnemotécnico, otros quedan a elección
del lector. El primer campo tiene que ver con la fecha del artículo,
el segundo con el medio de comunicación, el tipo de publicación,
la temática, el título y el enlace Internet.
-
- En el caso del título para ahorrarse
el hecho de escribirlo se puede seleccionar directamente el mismo
del artículo y con le botón derecho del ratón
se copia dentro de la tabla (figura 8). Sin embargo, existe el
problema de la tipografía que no es idéntica al
resto del texto de los otros campos. La solución para
seleccionar el título es ir luego al formato del mismo
y cambiar la fuente (figuras 9 y 10).
-
- Finalmente, es importante insertar la
fuente de la información. En nuestro caso, un enlace a
la dirección de El País. Para tal fin, es menester
crear un hipervínculo. En las figuras 11 y 12 se explica
el procedimiento.
-
- El resultado final se puede apreciar en
la siguiente tabla que luego se convertirá en una interesante
base de datos para la consulta diaria, por ejemplo. A partir
de ahora, cuando estamos conectados a Internet y se desea ver
el contexto de la noticia tan solo bastará con hacer un
clic en el enlace. Automáticamente, se abrirá
la página principal del periódico y se podrá
acceder a su hiperbase de datos, con la fecha y el título
del artículo. Aquí es necesario aclarar que a veces
el tema (informática, en nuestro caso) es un apartado
o una sesión dentro de una publicación digital.
-
- El aspecto de la búsqueda avanzada
en los portales relacionados con los periódicos, como
los diversos motores "on-line", será motivo
suficiente para una próxima entrega, en donde confluyan
el Word e Internet. Como siempre acompañada de consejos
y estratagemas para ahorrar tiempo.
-
- A modo de cierre ...
-
- Michael Dertouzos, fallecía en
agosto del corriente año. Como director del laboratorio
para la ciencia informática del MIT había luchado
por una red y una tecnología al servicio de la humanidad.
Su pugna fue el desarrollo y la democratización de Internet.
-
- Hoy el volumen de información que
circula libremente en Internet es tal, que quienes están
delante del ordenador tenemos como obligación organizar
y clasificar toda esa información que hemos obtenido desde
Internet. Sin ir a comprar programas de software sofisticados
y de elevado precio, un usuario mediante la aplicación
Word puede obtener importantes resultados. Evidentemente, aquí
es fundamental la constancia y una ejercitación mental
para crear estructuras de bases de datos de manera lógica.
- Una vez más, se ve cómo
el ingenio humano, para estructurar información en la
era digital, tan solo necesita del papel y un simple lápiz
o bolígrafo.
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