El
Word de Microsoft su importancia y mejor utilización
- Desde siempre, la difusión de la
palabra escrita ha servido para comunicar y promover ideas, conocimientos
y experiencias que se desarrollan entorno a las personas. La
humanidad realizó un paso de gigante con la invención
de la imprenta. En 1980 se alcanzó otro hito histórico
en la evolución de la comunicación de nuestros
tiempos, con el procesador de textos para los computadores.
Hoy ese procesador de texto pertenece al grupo del software de la ofimática (oficina automática) y la domótica (hogar informático). Sin embargo, en función de estudios recientes, se ha detectado que los usuarios utilizan un 30 % de las capacidades del mismo. Muchas opciones, comandos y combinaciones a través de macro instrucciones son desconocidos por millones de seres humanos, pero que diariamente están detrás de una pantalla del computador. En algunos casos este desconocimiento obliga a recurrir a otras aplicaciones, lo que implica pérdida de tiempo, dinero e inclusive genera estrés.
A partir de ahora se pretende potenciar el conocimiento de una herramienta de trabajo indispensable para todo comunicador del siglo XXI como es el editor de textos Word 2000 de Microsoft. En nuestro caso, el motivo de tal elección está en que tiene una gran difusión en el contexto internacional. En próximas entregas el lector encontrará un sinfín de consejos y trucos para agilizar las tareas delante del computador. En esta ocasión, comenzamos por conocer los principales pormenores de la interfaz del Word 2000, cómo beneficiarse del comando ayuda para resolver las dificultades, cómo se da uniformidad a un documento creado a partir de otros y cómo se crea un estilo propio de plantilla de documento.- El procesador de textos: Evolución y primeras consideraciones
- El procesador de textos de mayor popularidad en la historia de la informática fue el Wordstar, creado por Rob Barnaby en 1978. Los anuncios publicitarios de ese procesador de textos colocaban a la máquina de escribir en la papelera o cesto de los desperdicios. Además, en ese entonces nacía un nuevo soporte hardware que era el microprocesador 8088 de Intel. Dicho procesador pasaría a formar parte del IBM PC en 1981 que funcionaba con el sistema operativo MS-DOS (Bill Gates y Paul Allen ya habían fundado Microsoft). El auge del Wordstar duró hasta mediados de 1980, cuando apareció otro gran procesador de texto denominado WordPerfect, el cual ha llegado hasta nuestros días como WordPerfect Office.
Sin embargo, el Word de Microsoft es el que tiene en la actualidad el liderato en el mercado internacional. Con el mismo se puede generar páginas Web, consultar bases de datos, incorporar tablas con fórmulas financieras, traducir textos y un largo etcétera. Por consiguiente, es imprescindible el conocimiento del 100 % de la aplicación por parte de los futuros profesionales, especialmente aquellos que pertenecen al ámbito de las ciencias sociales.
El Word 2000 es una aplicación que se comercializa dentro del Office 2000. La nueva versión (beta en castellano en el momento de escribir estas líneas) denominada Office XP (letras extraídas del término experiencia en inglés eXPerience) incorpora una serie de importantes novedades. Ahora bien, el eterno dilema en este sentido está en la renovación del hardware ante el nuevo software. Una cosa son los requerimientos mínimos para la instalación del software y otra muy distinta es que funcione correctamente.
Generalmente, estos cambios de versiones pueden implicar la compra de un nuevo ordenador. Empero, el factor costo se hace sentir en todos los bolsillos de los usuarios honestos del planeta, pertenezcan o no a economías desarrolladas. Tal es así que en varios países de Europa aún se sigue utilizando en el trabajo, los centros de estudios y el hogar el sistema operativo Windows 98.
Además, aquí hay que tener presente que todavía son muchos los comunicadores que han tenido un primer contacto con un teclado a través de las "clásicas" máquinas de escribir de principio del siglo pasado, como eran las famosas Remington u Olivetti por citar un par de nombres-. Con ellas han aprendido mecanografía e incluso han redactado sus primeros artículos.
Sin embargo, que a nadie le sorprenda en la actualidad encontrarse con directivos de entidades públicas, con formación en el ámbito de las ciencias sociales, pero no tienen ni idea en donde están ubicadas las teclas en el ordenador.
Consecuentemente, uno de los primeros objetivos de todo comunicador social es la mecanografía. Para tal fin, no hace falta el último modelo de computador, ni la última versión del Word, sino más bien el deseo de estudiar y progresar. Esa función didáctica puede subyacer aun en las tradicionales máquinas de escribir de nuestros abuelos- La interfaz del Word 2000
- Sin entrar en grandes detalles teóricos se puede decir que una interfaz es un conjunto de elementos que están en la pantalla del computador (textos, iconos, teclas de navegación, fondos en forma de gráficos, dibujos, fotografías, etc.). La finalidad de la misma es la interacción persona-computador. En nuestro caso, en la figura 1 podemos ver cada uno de los principales componentes de la interfaz del Word:
- 1. Nombre del archivo. Word inserta de modo automático el término "documento" seguido de un número. Lo más importante del nombre es que sea nemotécnico.
2. Barra de menú. En el mismo están todos los comandos, algunos de los cuales se pueden acceder con el ratón, o presionado una combinación de teclas. Esto último puede resultar muy práctico ya que permite ganar velocidad en el momento de la escritura.
3. Regla horizontal. Muestra los márgenes de los documentos y permite insertar márgenes, tabuladores y sangrías. En el margen izquierdo de la figura 1 está la regla vertical (muy útil en el momento de incorporar cambios en las celdas de las tablas, por ejemplo).
4. Botones de reducción, restauración y cierre de la aplicación. Los dos primeros relacionados con la interfaz de la aplicación. Antes de cerrar el programa es importante recordar si realmente se desean los cambios sobre el documento que se ha estado trabajando (no hay modo de recuperar el estado original de ese documento una vez superada la etapa de guardar y cierre del fichero).
5. Barra de los instrumentos estándar del Word. El conjunto de comandos que se utilizan de modo más frecuente. Aquí el usuario puede personalizar dicha barra, es decir, quitar o poner los comandos bajo la forma de iconos. Dichas transformaciones se suelen hacer en función de la rutina diaria de tareas: traducción de textos, inserción de dibujos, realización de organigramas, etc.
6. Barra para el desplazamiento vertical de la página del documento.
7. Icono para ir a la página anterior.
8. Buscador de un objeto. Por ejemplo, la localización de una palabra o una cifra determinada en una tabla.
9. Icono para ir a la página siguiente.
10. Barra de desplazamiento horizontal de la página.
11. Barra de estado. Allí se puede ver cuál es la página en donde actualmente está el cursor, el total de páginas que componen el documento, la línea y la columna del mismo.
12. Conjunto de iconos que sirven para activar y desactivar diversas modalidades de visualización.
13. Punto de inserción o cursor en el texto.
14. Asistente. Muy eficiente en la presente versión del Word y aconsejable mantenerlo activo para aquellos usuarios que empiezan a trabajar con el presente procesador de texto.
15. Área de texto. Aquí es menester recordar que en Word se pueden incorporar gráficos, fotografías, tablas, hojas de cálculo, etc. En otras palabras, que no solo se puede encontrar un texto en documento creado con el Word.
Con estos componentes básicos hemos realizado un anclaje de los conceptos para que en las futuras entregas no se produzcan ambigüedades de tipo lingüísticos.- Ayudas
- Para aquellas personas que empiezan a escribir por vez primera con el Word es aconsejable visitar la opción "ayuda". Afortunadamente, las actuales aplicaciones comerciales insertan unos interesantes tutoriales de lectura secuencial y con enlaces hipertextuales para ampliar los conceptos presentados. El contenido de las ayudas pueden estar en el disco duro del computador o en Internet. En el caso concreto del Word existen varios modos de acceder a la misma, mediante un simple "clic" con el ratón sobre el signo de cierre de interrogación (es el último comando de la barra de menú de la (figura 1). De esa manera automáticamente se despliega el contenido de la ayuda (figura 2).
En la primera de las opciones listadas en la figura 2 es factible acceder al glosario de temas. Es importante saber que en todas las aplicaciones del Office, si se presiona la tecla F1 siempre se accede al mismo. El glosario es presentado por el simpático ayudante, el cual puede cambiarse por otro, siguiendo las instrucciones que aparecen en un conjunto de ventanas o tutorial (figura 3).
También dentro del grupo de ayudas y para ir directamente sobre aquello que deseamos profundizar está la opción. ¿Qué es esto? Es allí en donde el cursor viene acompañado del signo de cierre de la interrogación. Cuando el operador se sitúa sobre un componente de la interfaz, inmediatamente el Word emite la información al respecto (figura 4).- En nuestro caso, el formato del párrafo y el formato de la fuente (tipografía). Además, se puede observar en el margen superior el cambio del asistente de ayuda (antes "Clipo" ahora "Ridondo").
- Estilos de textos
- El formato de la fuente o tipografía del texto es trascendental para lograr la homogeneidad final de un documento sin perder tiempo. Diariamente se suele recuperar desde Internet trozos de textos, los que deben ser incorporados en otros documentos de mayor dimensión. Sin embargo, la operación copiar y pegar del procesador de texto hace que el resultado final no sea el deseado
El motivo son las diferencias entre la dimensión de los caracteres, los espaciados entre las líneas, los márgenes, las sangrías, los tabuladores, entre tantas otras variables. Todos estos aspectos pertenecen al estilo del documento. No obstante, para solucionar estos inconvenientes Word dispone del comando "Formato" en la barra de instrumentos. Lo que se pretende a continuación es examinar los principales pasos para unificar el documento y crear un estilo propio.
En primer lugar, para indagar si está activo o no el comando, basta con ir a la opción "ver" de la barra de instrumentos (figura 5).- En dicho menú se puede activar la opción "formato" y desplazar el contenido del mismo, en la parte de la interfaz en donde se desea ubicar estos comandos (figura 6).
- Además, existe la alternativa de obviar algunos de ellos porque no son de uso frecuente, ahorrándose así espacio en la pantalla. Para esto se quita el símbolo con un mero "clic" del ratón. Por ejemplo, en la figura 7 ninguna de las opciones que están debajo del color de la fuente se
- encuentran activadas.
Por defecto, el Word tiene activo el formato "normal". Para conocer los otros estilos disponibles tan solo hay que situarse con el ratón y presionar sobre la flecha que apunta hacia debajo. Acto seguido, se muestran las diversas alternativas (figura 8). Por lo tanto, si se ha pegado un trozo de un documento con un estilo diverso, ahora es el momento de seleccionar previamente todo el documento (también puede ser una parte del mismo) y se opta por uno de estos estilos. De esta manera el documento adquiere un único estilo- Ahora bien, hasta aquí se ha visto un pequeño grupo de estilos. Existe la posibilidad de activar todos aquellos que contiene el Word y que se encuentran dentro de "formato" en "estilo". A modo de ejemplo, en las figuras 9 y figura10 se puede constatar cómo el estilo "normal" de una página de texto de un documento es diferente del estilo de una página Web.
- A partir de este momento se está en condiciones de crear un propio estilo para los documentos. Hay dos alternativas al respecto: empezar con un estilo nuevo (personalizado), o bien, modificar el ya existente. Aquí es menester aclarar que en ambos casos el procedimiento es prácticamente el mismo. Si vemos las figuras 9 y 10 en la parte inferior de las mismas hay dos botones que dicen "nuevo" y "modificar". Pues bien, son las opciones que permiten abrir las ventanas de diálogo de la figura 11 y generar un nuevo estilo. Desde las mismas es posible introducir las variables que se crean oportunas.
Además, dentro de la opción "formato" se puede incorporar al nuevo estilo otras variables como son: tabuladores, bordes de las páginas y/o los párrafos, numeración de las páginas, etc. Ciertamente que ello implica abrir otras ventanas e insertar nuevos valores como se puede ver con la opción "marco" de la figura 12. La previsualización de los resultados a esas modificaciones es interactiva (gracias a las ventanas de "vista previa"). Además, en la parte inferior de la misma hay una descripción al respecto que sirve de guía al usuario.
Sin embargo, crear un nuevo estilo es algo idóneo para aquellos que deben trabajar con artes gráficas, en donde se deben insertar imágenes, recuadros, etc., pero en el caso de simples textos es mejor recurrir a un estilo ya existente e incorporar las modificaciones más oportunas. En ambos casos, lo que sí es fundamental es insertarlo a la lista de estilos predefinidos. Para que ello ocurra es menester activar las opciones de "agregar a la plantilla" y "actualizar automáticamente" (parte inferior de la figura 11).
Uno de los aspectos que pueden ser muy interesantes dentro de un procesador de texto, para generar un nuevo estilo, es disponer de una amplia librería de tipos de caracteres. Si bien el Word 2000 tiene un elevado número de "fuentes", sin embargo, sí es posible instalar en el computador la aplicación Corel Draw (la versión del mismo es una cosa secundaria para este objetivo) y veremos cómo la librería a nuestra disposición se incrementa de manera considerable. Además, la compatibilidad entre ambas aplicaciones -Word y Corel- es del 100% cuando se habla de fuentes tipográficas.- A modo de cierre ...
- En estas líneas se ha planteado un tema que se irá ampliando en sucesivas entregas. El factor descriptivo (de allí las figuras) predominará sobre la palabra. Evidentemente, que poco a poco se irá introduciendo una serie de consejos y trucos para hacer del Word un instrumento de trabajo, del que se conoce hasta el mínimo detalle. Sin embargo, en esta primera entrega desearía recalcar dos factores básicos para un comunicador del siglo XXI: el primero, estudiar mecanografía. En segundo término, no correr detrás de las últimas versiones del software. Lo importante es conocer el 100% del que se tiene a mano. Las novedades de una actualización se aprenden en cuestión de pocas horas, con la práctica y con las ayudas del mismo sistema.
En la próxima entrega se creará con el Word una base de datos en donde se almacenarán los artículos de un periódico que está en Internet y se indagará sobre los principales aspectos para una búsqueda avanzada.- Además de otros consejos y trucos