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No. 092
- 2005
EL MINISTRO DE ECONOMÍA
Y FINANZAS
Considerando:
Que, según lo establecido en el numeral 6 del Art.
179 de la Constitución Política de la República
del Ecuador, corresponde a los ministros de Estado expedir las
normas, acuerdos y resoluciones que requiera la gestión
ministerial:
Que, el Art. 21 de la Ley Orgánica de Responsabilidad,
Estabilización y Transparencia Fiscal dispone que las
máximas autoridades de cada entidad u organismo del sector
público, enviarán mensualmente al Ministerio de
Economía y Finanzas, la información contable y
presupuestaria, dentro de los 30 días del mes siguiente,
de acuerdos con las normas técnicas expedidas por este
Portafolio;
Que, el Art. 13 de la Ley Orgánica de la Contralor!
a General del Estado prescribe que la contabilidad gubernamental
que se debe establecer y mantener en cada institución
del Estado será de conformidad con las políticas
y normas que al efecto expida el Ministerio de Economía
y Finanzas;
Que, mediante Acuerdo 331 del 30 de diciembre del 2003, publicado
en la Edición Especial No. 2 del Registro Oficial del
30 de enero del 2004, se actualizó y codificó los
Principios del Sistema de Administración Financiera, los
Principios y Normas Técnicas de Contabilidad
Gubernamental y se sustituyó el Catálogo General
de Cuentas y el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos;
Que, es necesario que las instituciones que conforman el Sector
Público no Financiero, dispongan del Manual del Usuario
del SIGEF Integrador-Web, como una guía metodológica
para la efectiva y correcta utilización de la herramienta,
que sirve para el cumplimiento de sus obligaciones respecto a
la entrega oportuna de la información financiera, elaborada
conforme la normativa técnica expedida por este Portafolio,
de manera que permita su adecuado procesamiento para la generación
de la información agregada y consolidada; y,
En uso de la facultad privativa para expedir políticas,
normas y procedimientos técnicos en materia de
Contabilidad Gubernamental,
Acuerda:
Art. 1. Habilitar el SIGEF Integrador Web 2005 (SI- WEB) y
expedir el "Manual del Usuario" anexo, para su aplicación
obligatoria en las instituciones del Sector Público no
Financiero, los cuales están disponibles en el portal
www.sigef.gov.ec
Art. 2. El presente acuerdo entrará en vigencia a partir
de la fecha de su publicación en el Registro Oficial.
Dado en el Distrito Metropolitano de Quito, a 12 de abril
del 2005
f.) Econ. Mauricio Yépez Najas, Ministro de Economía
y Finanzas
Es copia, certifico,
f.) Sonia Jaramillo de Andrade, Secretaria General del Ministerio
de Economía y Finanzas- 12 de abril del 2005.
REPUBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
· SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
· PROYECTO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
DEL SECTOR PUBLICO
SIGEF INTEGRADOR WEB - 2005
MANUAL DEL USUARIO
Este documento es propiedad del Ministerio de Economía
y Finanzas.
Fecha última actualización: Quito, 21 de marzo
del 2005.
De ser indispensable incorporar modificaciones a este manual,
luego de la fecha de la última actualización,
se las indicará, al pie de esta nota, con rojo y precisando
las páginas en que consten, para su fácil identificación.
CONTENIDO
Página
1. INTRODUCCIÓN...........................................................................
1.1 Objetivo..................................... ..
1.2 Fundamentos legales para la entrega al MEF de la información
financiera.
1.3 Aplicación de la normativa y consolidación
de la información...............
2. FUNCIONALIDAD DEL "SIGEF INTEGRADOR 2005" (SI
- WEB 2005).............
2.1 Ingreso al Directorio Institucional...........
2.2 Acceso a la Aplicación....................
2.3 Descripción del Directorio Institucional...
2.4 Ingreso de información....................
3. ELABORACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS.
3.1 Existencia de información en libros de Excel........................................
3.2 Configuración del separador decimal en su PC..
.
3.3 Presupuesto inicial.
3.4 Asiento de apertura
3.5 Ejecución presupuestaria..
3.6 Balance de comprobación (Sumas y Saldos)............................................
4. CARGAR ARCHIVOS PLANOS..........
4.1 Presupuesto inicial........................
4.2 Asiento de apertura.........................
4.3 Ejecución presupuestaria...............
4.4 Balance de comprobación...............
5. DETALLE DE TRANSFERENCIAS............
6. CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA.........
6.1 Presupuesto General del Estado........
6.2 Presupuesto de gobiernos seccionales y empresas................................
7. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
8. SUPRESIÓN DE PUNTOS EN CÓDIGOS
1. INTRODUCCIÓN
Uno de los principales objetivos del Sistema de Administración
Financiera (SAFI), regido por el Ministerio de Economía
y Finanzas, es obtener la agregación y consolidación
de la información contable y presupuestaria de las entidades
del Sector Público no Financiero, con la finalidad de
conocer su situación financiera, realizar la planificación,
el seguimiento y evaluación de la administración
de los recursos públicos que efectúan y contar
con los insumos necesarios para la elaboración de estadísticas
fiscales y las cuentas nacionales.
Para facilitar la agregación y consolidación
de la información financiera, ésta debe estar estandarizada
a través del uso del clasificador presupuestario de ingresos
y gastos y el catálogo general de cuentas, constantes
en el Acuerdo Ministerial 182 del 29 de diciembre del 2001, publicado
en el Suplemento del Registro Oficial 249 del 22 de enero del
2001 y sus actualizaciones. 1
Para coadyuvar al logro de los objetivos propuestos, el Ministerio
de Economía y Finanzas (MEF) dispone del software denominado
SIGEF Global, en el cual recibe la información financiera
institucional, contable y presupuestaria, para procesarla
y generar los reportes agregados y consolidados requeridos por
los diferentes usuarios.
Dentro del Sector Público no Financiero existen instituciones
.que disponen del sistema SIGEF Institucional, utilizado
para el procesamiento de su gestión financiera; pero también
hay otras que no lo tienen y por tanto utilizan cualquier otro
sistema informático o hasta procesos manuales, para el
registro de sus operaciones. Para rescatar la información
financiera que producen las unas y las otras, el Organismo Rector
de las Finanzas Públicas a puesto a su disposición
la herramienta informática "SIGEF Integrador 2005"
(SI-WEB 2005).
______________
1 Acuerdos Ministeriales 331. 237, 289. 290 y 322. ubicados
en la Edición Especial No. 2 del Registro oficial del
30 de enero del 2004 el primero y los siguientes en los Registros
Oficiales 449 y 470 del 25 de octubre y 26 de noviembre del 2004
y el último del 17 de enero del 2005.
1.1 Objetivo
El presente manual tiene como finalidad instruir a los contadores
y analistas de presupuesto de las entidades del Sector Público
no Financiero, respecto al procedimiento a seguir para ingresar
mensualmente al "SI-WEB 2005", la información
financiera contable y presupuestaria institucional, que
recibirá el MEF, para la ulterior agregación y
consolidación de la información financiera.
A más de la información mensual antes precisada,
en el mes de enero de cada año, se entregará al
MEF la siguiente información con corte al 31 de diciembre
del año anterior, con sus correspondientes notas aclaratorias:
· Balance de Comprobación "Acumulado"
(8 columnas);
· Estado de Situación Financiera;
· Estado de Resultados;
· Estado de Flujo del Efectivo; y,
· Estado de Ejecución Presupuestaria y sus anexos,
las cédulas presupuestarias de ingresos y gastos.
1.2 Fundamentos legales para la entrega al MEF de la información
financiera
El Art. 97 de la Constitución Política de la
República del Ecuador, dice: 'Todos los ciudadanos tendrán
los siguientes deberes y responsabilidades, sin perjuicio de
otros previstos en esta Constitución y la ley:";
entre otros en su numeral 9, señala: "Asumir las
funciones públicas como un servicio a la colectividad,
y rendir cuentas a la sociedad y a la autoridad, conforme a la
ley.".
El Art. 120 de la "Suprema Ley" del Estado Ecuatoriano
prescribe: "No habrá dignatario, autoridad, funcionario
ni servidor público exento de responsabilidades por los
actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus
omisiones.".
El Art. 121 dispone: "Las normas para establecer la responsabilidad
administrativa, civil y penal por el manejo y administración
de fondos, bienes o recursos públicos, se aplicarán
a los dignatarios, funcionarios y servidores de los organismo
e instituciones del Estado.
Los dignatarios elegidos por votación popular, los
delegados o representantes a los cuerpos colegiados de las instituciones
del Estado y los funcionarios y servidores públicos en
general, estarán sujetos a las sanciones establecidas
por comisión de delitos de peculado, cohecho, concusión
y enriquecimiento ilícito. La acción para perseguirlos
y las penas correspondientes serán imprescriptibles
y, en estos casos, los juicios se iniciarán y continuarán
aun en ausencia de los acusados. Estas normas también
se aplicarán a quienes participen en estos delitos, aunque
no tengan las calidades antes señaladas; ellos serán
sancionados de acuerdo con su grado de responsabilidad.".
Una de las formas de "rendir cuentas" a la sociedad
y a la autoridad, es a través de la entrega de la información
financiera, que transparenta el cómo se han administrado
y utilizado los "recursos públicos" puestos
a la disposición de los ciudadanos, al asumir funciones
públicas. El Art. 13 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado dispone: "Contabilidad
Gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental, como parte del
sistema de control interno, tendrá como finalidades establecer
y mantener en cada institución del Estado un sistema específico
y único de contabilidad y de información gerencial
que integre las operaciones financieras, presupuestarias,
patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de contabilidad
generalmente aceptados aplicables al sector público, y
que satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales
para 11 toma de decisiones, de conformidad con las políticas
y normas que al efecto expida el Ministerio de Economía
y Finanzas, o el que haga sus veces.".
El Art. 21 de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización
y Transparencia Fiscal prescribe; "De la provisión
de información.- Las máximas autoridades de cada
entidad u organismo del sector público enviarán,
mensualmente, dentro de los 30 días del mes siguiente,
al Ministerio de Economía y Finanzas, la información
presupuestaria, financiera y contable, de acuerdo con las normas
técnicas, expedidas por ese Portafolio. Además,
remitirán trimestralmente la información de la
ejecución de sus planes operativos y de los planes de
reducción de la deuda, si fuere del caso, para fines de
consolidación y divulgación.".
Con dichos antecedentes constitucionales y legales resulta
claro y preciso señalar que la máxima autoridad
de cada institución pública, es la principal responsable
de la entrega de la información financiera al MEF, la
que debe producirse mensualmente y de acuerdo con los principios
y normas técnicas expedidas por este Portafolio.
1.3 Aplicación de la normativa y consolidación
de la información
La información financiera producida en las entidades
como resultado de la aplicación de la normativa del SAFI,
con cualquier sistema informático que dispongan (incluido
el SIGEF Institucional) o con procesos manuales, deberá
ingresarse al SI-WEB 2005 en el transcurso de los treinta días
del mes siguiente al cierre de cada período mensual; ésta
corresponderá a la información acumulada hasta
el mes anterior. Por ninguna razón se diferirá
dicho cierre bajo el pretexto de realizar pagos o remitir aportes
fiscales o transferencias en el mes siguiente, correspondientes
al periodo anterior, ya que dichas operaciones afectan invariablemente
al mes en que se ejecutan.
Dicha normativa está destinada a estandarizar la información
que producen los entes financieros públicos; a proporcionar
información confiable y oportuna, útil para la
toma de decisiones y para el control; a facilitar los procesos
de agregación y consolidación que tiene a su cargo
la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental
del Ministerio de Economía y Finanzas, a viabilizar el
cumplimiento de la obligación de rendir cuentas a la sociedad
sobre el manejo de los recursos públicos; y, a preparar
la información que alimenta la generación de reportes
financieros de carácter internacional, como son las Cuentas
Nacionales, las Estadísticas Fiscales y la Cuenta Ahorro,
Inversión, Financiamiento de la Base Fiscal.
2. FUNCIONALIDAD DEL "SIGEF INTEGRADOR
2005" (SI - WEB 2005)
La finalidad del SI-WEB 2005 es ingresar, mensualmente, la
información financiera producida en las instituciones,
mediante la "carga" de los archivos planos (.txt) del
asiento de apertura, la ejecución presupuestaria de ingresos
y gastos, los balances de comprobación de sumas y saldos,
y "digitando" el detalle de las transferencias recibidas
y entregadas; reportes que sirven para alimentar al sistema SIGEF
Global.
2.1 Ingreso al Directorio Institucional
El acceso a la herramienta se logra ingresando al portal www.sigef.gov.ec,
en el cual se observará la siguiente pantalla del Ministerio
de Economía y Finanzas (Gráfico 1). En esta página
consta bajo el título "Aplicaciones", el subtítulo
"Directorio Institucional", al hacer un clic en el
se ingresa a la pantalla de "Acceso a la Aplicación".
Gráfico 1: Pantalla general del MEF
ANEXO GRAFICO 1
2.2 Acceso a la Aplicación
En la pantalla del Gráfico 2, el usuario digitará
los códigos de usuario y la clave que le ha proporcionado
el "MEF" previa solicitud llamando al teléfono
1800-744333 (1800 sigef) del Proyecto de Administración
Financiera del Sector Público - SIGEF, los que sólo
deberá conocer el personal autorizado y capacitado para
utilizar la aplicación; luego se hará un clic en
"Entrar".
Gráfico 2: Acceso a la aplicación
ANEXO GRAFICO 2
2.3 Descripción del Directorio Institucional
Gráfico 3: Directorio Institucional
ANEXO GRAFICO 3
Gráfico 4: Mensajería
ANEXO GRAFICO 4
Gráfico 5: Mensajes
ANEXO GRAFICO 5
Gráfico 6: Información general
ANEXO GRAFICO 6
Gráfico 7: Información de dignatarios, funcionarios
y servidores
ANEXO GRAFICO 7
Gráfico 8: Cambio de clave
ANEXO GRAFICO 8
2.4 Ingreso de información
El ingreso "mensual" de la información financiera
al SI- WEB 2005, ocurre como se mencionó antes, cargando
archivos planos y digitando el detalle de transferencias; para
cargar o subir los archivos .txt y digitar el detalle de transferencias,
se observarán los procedimientos descritos en los numerales
4 y 5 de este Manual.
El proceso para elaborar archivos .txt se detalla en el numeral
3 que sigue, para guardar dichos archivos se recomienda crear
dentro de la raíz (C:\) el directorio "Información-2005";
allí podrán ser fácilmente ubicados para
subirlos al SI-WEB, o se los copiará a un disquete en
el drive (A:\) en el caso de que no se disponga de i internet
en la institución y se deba acudir a algún lugar
con el fin de alquilar el servicio.
En el año 2005, la primera información a cargarse
será la del Presupuesto Inicial:
a) En el caso de las Instituciones del Gobierno Central, las
Descentralizadas y Autónomas y las de Seguridad Social,
que constituyen el Presupuesto General del Estado, sus presupuestos
iniciales vienen ya "precargados" en el sistema
y debidamente cuadrados por fuentes de financiamiento; y,
b) Las instituciones del Régimen Seccional Autónomo
y las Empresas Públicas lo subirán mediante sus
archivos txt.
El siguiente paso será cargar el asiento de apertura
o inicial y la información contable y presupuestaria acumulada,
correspondiente a cada mes que se informe a partir de enero.
3 ELABORACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS
3.1 Existencia de información en libros de Excel
Los funcionarios y/o los servidores de los entes públicos
que disponen de sistemas informáticos, requerirán
a sus proveedores la emisión automática de los
archivos .txt para contar con ella y poder subirla al SI-WEB
2005, o en su defecto exigirán que al menos se les permita
bajarla a Excel, para proceder luego a convertirlos; sea que
los dispongan o los conviertan, ingresarán la información
en la forma indicada en el numeral 4.
En las instituciones que no disponen de sistemas informáticos,
para iniciar el proceso de elaboración de los archivos
planos (.txt), la información contable y presupuestaria
deberá estar disponible en libros en Excel; la estructura
y contenido de la información se precisa a continuación,
en los respectivos numerales de instrucción.
Las columnas del libro de Excel que contienen conceptos y
códigos (cuentas y partidas), es indispensable se los
formatee tipo texto, en cambio, los campos que contiene valores
monetarios, el formato será numérico; para hacerlo
se elegirá en el menú principal de Excel la opción
"Formato", en las opciones que se desprenden "Celdas"
y en la ventana de diálogo que aparece luego, elegir la
categoría "Texto" para el un caso y para el
otro, la categoría "Número", sin separador
de miles y con dos posiciones decimales.
3.2 Configuración del separador decimal en su PC
La aplicación SI-WEB 2005 tiene una serie de controles
y validaciones que tienen que cumplirse para que los datos ingresados
puedan ser guardados, entre los principales comprueba que: los
totales del Debe y Haber sean iguales; los códigos de
las cuentas de Nivel 1 ó 2 utilizadas existan en el Catálogo
General de Cuentas; el clasificador presupuestario exista; las
longitudes de las partidas correspondan a lo indicado en el numeral
6; el Compromiso y el Devengado no superen la Asignación
Codificada, el número de columnas sea el debido en cada
reporte; que la asignación inicial de Ingresos y Gastos
sean iguales; que cuadren el presupuesto por fuentes de financiamiento,
etc.
Para optimizar el rendimiento del SI-WEB 2005, se debe configurar
en su PC el punto (.) como separador decimal y la coma (,) como
separador de miles, para hacerlo se seguirá el siguiente
procedimiento:
Gráfico 9: Inicio del proceso de Configuración
de su PC
ANEXO GRAFICO 9
Gráfico 10: Menú Inicio
ANEXO GRAFICO 10
Gráfico 11: Categoría opciones regionales de
idiomas y de fecha y hora.
ANEXO GRAFICO 11
Gráfico 12: Elegir tarea para cambiar formato
ANEXO GRAFICO 12
Gráfico 13: Selección de la viñeta "Opciones
regionales" y el botón "Perzonalizar"
ANEXO GRAFICO 13
Gráfico 14: Modificar símbolos decimal y de
separación de miles
ANEXO GRAFICO 14
3.3 Presupuesto inicial
Los presupuestos de las entidades que constituyen el Presupuesto
General del "Estado se cargan automáticamente a la
aplicación; las demás instituciones del Sector
Público no Financiero elaborarán el archivo plano
(.txt) de sus presupuestos iniciales y observarán el procedimiento
de carga descrito en el numeral 4 de este Manual.
A continuación y como ejemplo, con datos del ejercicio
fiscal 2005, se elabora el archivo plano del presupuesto inicial
de una entidad del régimen seccional autónomo,
las que deberán cargar el archivo plano del presupuesto
inicial.
En los municipios la estructura de la partida varía
según se trate de ingresos o gastos, como se explica en
el numeral 6.2 de este Manual.
En la hoja de Excel, los campos necesarios para elaborar el
archivo .txt del presupuesto inicial de ingresos y gastos son
3: código de la partida presupuestaria, denominación
de la partida y los valores de la asignación inicial;
para hacerlo se seguirán los siguientes pasos:
a) Ubicar el presupuesto inicial de ingresos y gastos en el
libro de Excel donde se halle, el cual tendrá la estructura
que se presenta en el Gráfico 15;
Gráfico 15: Presupuesto inicial institucional
ANEXO GRAFICO 15
b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así
(ver Gráfico 16): hacer un clic en el vértice izquierdo
de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a la izquierda
de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionar
el icono "Copiar"; luego el icono "Nuevo",
en el cual, ubicándose en la primera fila y columna se
usará el icono "Pegar";
Gráfico 16: Copia a un nuevo documento
ANEXO GRAFICO 16
c) En la copia obtenida en el nuevo documento, eliminar las
filas de encabezamiento, totales, separaciones y las líneas,
hasta que el archivo quede como en el Gráfico 17. Verificar
que no hayan filas ni columnas en blanco, que los códigos
de partidas no tengan puntos de separación (ver numeral
8); la columna de valores (C), como se precisó en el numera!
3, debe configurarse usando la opción Formato, Celdas,
categoría Número, con dos decimales y sin separador
de miles (Observar diferencia entre los gráficos 16 y
17 en el contenido de la columna C). Se recomienda además,
eliminar al menos 5 filas y columnas en blanco, contiguas a la
información;
Gráfico 17: Eliminar elementos en el nuevo documento
ANEXO GRAFICO 17
d) En el menú principal elegir la opción "Archivo",
en ella "Guardar como"; al hacerlo aparece la ventana
de diálogo (Gráfico 18), en la que se seleccionará
el directorio "Información-2005", que es donde
se desea guardar el archivo plano, se le dará el nombre
que el usuario estime apropiado para su fácil identificación
(Ppto-Inicial), luego en "Guardar como tipo", elegir
"Texto delimitado por tabulaciones" y finalmente "Guardar";
y,
Gráfico. 18: Definiciones para guardar el archivo plano
ANEXO GRAFICO 18
e) Tras elegir el botón "Guardar" en la pantalla
anterior, aparecen los siguientes mensajes (Gráficos 19
y 20), en los que se utilizará los botones "Aceptar"
y "Si", respectivamente.
Gráfico 19: Mensaje 1
ANEXO GRAFICO 19
Gráfico 20: Mensaje 2
ANEXO GRAFICO 20
Finalmente para cerrar el nuevo documento que contiene el
presupuesto inicial de ingresos y gastos, que sirvió para
elaborar el archivo plano en la forma descrita hasta el Gráfico
20, se elegirá "Archivo" en el menú principal
y luego la opción "Cerrar"; al hacerlo aparecerá
el mensaje que consta en el Gráfico 21, en el cual deberá
presionarse el botón "No" para poder salir.
Gráfico 21: Salir del nuevo libro de Excel
ANEXO GRAFICO 21
3.4 Asiento de apertura
Para elaborar el "archivo .txt" del asiento de apertura,
los campos necesarios son 4: códigos de cuentas, denominación
de las mismas y los valores del Debe y Haber; para hacerlo se
observará el procedimiento que se detalla a continuación.
a) Ubicar este archivo en el libro de Excel donde se halle,
el cual tendrá la estructura que consta en el Gráfico
22;
Gráfico 22: Asiento de apertura
ANEXO GRAFICO 22
b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así
(ver Gráfico 23): hacer un clic en el vértice izquierdo
de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a la izquierda
de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionar
el icono "Copiar"; luego el icono "Nuevo",
en el cual ubicándose en la primera fila y columna se
usará el icono "Pegar";
Gráfico 23: Copia a un nuevo documento
ANEXO GRAFICO 23
c) En la copia obtenida en el nuevo documento, eliminar las
filas de encabezamiento, totales, separaciones y las líneas,
hasta que el archivo quede como en el Gráfico 24. Verificar
que no hayan filas ni columnas en blanco, que los códigos
de cuentas no tengan puntos de separación (ver numeral
8) y que las cuentas se hallen a los niveles 1 y 2, tal como
constan en el Catálogo General de Cuentas; las columnas
de valores (C y D), deben configurarse como se precisó
en el numeral 3;
Gráfico 24: Eliminar elementos en el nuevo documento
ANEXO GRAFICO 24
d) En el menú principal elegir la opción "Archivo",
en ella "Guardar como"; al hacerlo aparece la ventana
de diálogo (Gráfico 25), en la que se seleccionará
el directorio "Información-2005", donde se desea
guardar el archivo plano, le dará el nombre que el usuario
estime apropiado para su fácil identificación;
luego en "Guardar como tipo" al pie, elegir la opción
"Texto delimitado por tabulaciones" y finalmente "Guardar";
y,
Gráfico 25: Definiciones para guardar el archivo plano
ANEXO GRAFICO 25
e) Tras elegir el botón "Guardar" en el paso
anterior, aparecerán mensajes similares a los referidos
en los gráficos 19 y 20, a los que se responderá
"Aceptar" y "Si", respectivamente.
Finalmente para cerrar el libro de Excel que contiene el asiento
de apertura, que sirvió para elaborar el archivo plano
en la forma descrita hasta el Gráfico 25, se elegirá
"Archivo" en el menú principal, luego la opción
"Cerrar"; al hacerlo aparecerá el mensaje similar
al del Gráfico 21, en el cual deberá presionarse
el botón "No" para poder salir.
3.5 Ejecución presupuestaria
Como se puede observar en el Gráfico 26, los campos
de la ejecución presupuestaria de ingresos son 7: código
de la partida, denominación, asignación inicial,
reformas, asignación codificada, devengado y saldo por
devengar; en cambio, los campos de la ejecución presupuestaria
de gastos son 9: código de la partida, denominación,
asignación inicial, reformas, asignación codificada,
comprometido, saldo a comprometer, devengado y saldo por devengar.
Los dos reportes serán unificados en un sólo
archivo de Excel, como paso previo a la elaboración del
archivo plano; para hacerlo se seguirán los siguientes
pasos:
a) Ubicar el reporte que contenga las cédulas presupuestarias
de ingresos y de gastos en el libro de Excel donde se hallen;
Gráfico 26: Cédula presupuestaria de ingresos
y gasto
ANEXO GRAFICO 26
b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así,
(ver Gráfico 27): hacer un clic en el vértice izquierdo
de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a la izquierda
de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionar
el icono "Copiar", luego el icono "Nuevo",
en el cual ubicándose en la primera fila y columna se
usará el icono "Pegar";
Gráfico 27: Copia a un nuevo documento
ANEXO GRAFICO 27
c) En la copia obtenida eliminar en la cédula de ingresos
la columna saldo por devengar; al hacerlo se elimina también
en la cédula de gastos la columna saldo a comprometer;
en esta última eliminar también la columna saldo
por devengar;
d) En la cédula de ingresos copiar la columna "Devengado"
a la columna ( G ) y en la columna ( F ) borrar el título
y llenarla con ceros, como indica la flecha del Gráfico
28;
Gráfico 28: Eliminar y aumentar campos en el nuevo
documento
ANEXO GRAFICO 28
e) Eliminar filas de encabezamiento, totales, separaciones
y suprimir las líneas de división, hasta que quede
como en el Gráfico 29. Verificar que no hayan filas ni
columnas en blanco, que los códigos de las partidas no
tengan puntos de separación; las columnas de valores (C,
D, E, F y G) deben configurarse como se precisó en el
numeral 3;
Gráfico 29: Eliminar elementos en el nuevo documento
ANEXO GRAFICO 29
f) En el menú principal elegir la opción "Archivo",
en ella "Guardar como"; aparecerá la ventana
de diálogo del Gráfico 30, donde se seleccionará
el directorio "Información-2005", donde se desea
guardar el archivo plano, se le dará el nombre apropiado,
luego en "Guardar como tipo" al pie, elegir la opción
"Texto delimitado por tabulaciones" y finalmente
"Guardar"; y,
Gráfico 30: Definiciones para guardar el archivo plano
ANEXO GRAFICO 30
g) Tras elegir el botón "Guardar" en el paso
anterior, aparecerán mensajes similares a los referidos
en los gráficos 19 y 20, a los que se responderá
"Aceptar" y "Si", respectivamente.
\
Finalmente para cerrar el libro de Excel que contiene la ejecución
presupuestaria, que sirvió para elaborar el archivo plano
en la forma descrita hasta el Gráfico 30, se elegirá
"Archivo" en el menú principal y luego la opción
"Cerrar"; al hacerlo aparecerá el mensaje similar
al del Gráfico 21, en el cual deberá presionarse
el botón "No" para poder salir.
3.6 Balance de comprobación (Sumas y Saldos)
Para elaborar el archivo .txt del balance de comprobación,
los campos necesarios son: código y denominación
de las cuentas, columnas Debe y Haber para el balance de sumas
y columnas Deudor y Acreedor para el balance de saldos; para
hacerlo se observará el siguiente procedimiento:
a) Ubicar el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
en el libro de Excel donde se halle, el cual deberá tener
la estructura que aparece en el Gráfico 31;
Gráfico 31: Balance de comprobación
ANEXO GRAFICO 31
b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así,
(ver Gráfico 32): hacer un clic en el vértice izquierdo
de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a la izquierda
de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionar
el icono "Copiar" y "Nuevo", en el cual ubicándose
en la primera celda se usará el icono "Pegar";
Gráfico 32: Copia a un nuevo documento
ANEXO GRAFICO 32
c) En la copia obtenida en el nuevo documento eliminar filas
y líneas, hasta que quede el archivo como en el Gráfico
33. Verificar que no hayan filas ni columnas en blanco, que los
códigos de cuentas no tengan puntos de separación
y que las cuentas se hallen a los niveles 1 y 2, tal como constan
en el Catálogo General de Cuentas; las columnas de valores
(C, D, E, y F), deben configurarse como se precisó en
el numeral 3;
Gráfico 33: Eliminar elementos en el nuevo documento
ANEXO GRAFICO 33
d) En el menú principal elegir la opción "Archivo",
en ella "Guardar como"; al hacerlo aparece la ventana
de diálogo (Gráfico 34), en la que se seleccionará
el directorio "Información-2005", donde se desea
guardar el archivo plano, se le dará el nombre apropiado,
luego en "Guardar como tipo" al pie, la opción
"Texto delimitado por tabulaciones" y finalmente "Guardar";
y,
Gráfico 34: Definiciones para guardar el archivo plano
ANEXO GRAFICO 34
e) Tras elegir el botón "Guardar" en el paso
anterior, aparecerán mensajes similares a los referidos
en los gráficos 19 y 20, a los que se responderá
"Aceptar" y "Si", respectivamente.
Finalmente para cerrar el libro de Excel que contiene el balance
de comprobación de sumas y saldos, que sirvió para
elaborar el archivo plano en la forma descrita hasta el gráfico
anterior, se elegirá "Archivo" en el menú
principal y luego la opción "Cerrar"; al hacerlo
aparecerá el mensaje similar al del Gráfico 21,
en el cual deberá presionarse el botón "No"
para poder salir.
4 CARGAR ARCHIVOS PLANOS
Al entrar al sistema y luego de digitar los datos de identificación
indicados en el numeral 2.2 de este manual, el SI-WEB muestra
la pantalla del Gráfico 35, la cual reportará en
los recuadros de los diferentes meses, que información
ha sido ingresada y las novedades que presenta, para lo que se
utilizan las siglas constantes al pie de la pantalla (B, S, X),
donde también se hallan sus significados; al ingresar
por primera vez, se hallarán los recuadros "vacíos"
y los mensajes en rojo, salvo en el caso de las instituciones
que conforman el Presupuesto General del Estado, en las cuales
aparecerá una "B" en la casilla del presupuesto
inicial, por la carga automática referida en el numeral
3.3.
En el recuadro de Estado, la letra A significa abierto y la
C cerrado el período; en el recuadro Sobregiro se hallará
la letra S en rojo o la N, según exista o no sobregiros
en partidas de gastos.
Gráfico 35: Pantalla inicial del SI-WEB
ANEXO GRAFICO 35
4.1 Presupuesto inicial
En las entidades que integran el Presupuesto General del Estado,
el presupuesto inicial ha sido cargado automáticamente,
lo cual se puede verificar entrando a la aplicación y
presionando el botón "Control", en la pantalla
del Gráfico 36 indica tal hecho.
Gráfico 36: Presupuesto inicial (PGE) precargado
ANEXO GRAFICO 36
En las instituciones fuera del Presupuesto General del Estado,
se observará el siguiente procedimiento para "cargar"
el presupuesto inicial:
a) Se dará un clic sobre el botón que contiene
el título "Presupuesto", como resultado aparecerá
la siguiente pantalla:
Gráfico 37: Carga del presupuesto inicial
ANEXO GRAFICO 37
b) Obtenido el archivo plano del presupuesto inicial, según
3.3, se hará un clic en el botón "Examinar"
que está al pie de la página, para seleccionar
el archivo a cargar;
c) Como consecuencia de la acción anterior aparecerá
la ventana de diálogo que consta en el Gráfico
38, en la que en "Buscar en" se presionará el
botón (V) para desplegar su contenido y ubicar el directorio
"Información-2005", donde el usuario guardó
el archivo plano del presupuesto inicial; al ubicarlo hará
un clic en el y luego en el botón "Abrir";
Gráfico 38: Ubicación del archivo
ANEXO GRAFICO 38
d) Al hacerlo el cuadro de texto que está al lado izquierdo
del botón "Examinar" se llenará con el
nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indica
en el Gráfico 39; y,
Gráfico 39: Ubicación en "Examinar"
del archivo a cargar
ANEXO GRAFICO 39
e) Ubicado el archivo plano se elegirá el botón
"Cargar"; como resultado de esta acción, en
la parte inferior de la pantalla (Gráfico 40) aparecerá
un listado con los datos cargados, los cuales estarán
totalizados y se podrá observar 10 filas por página,
pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clic
en el número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrá
mirar un número mayor de datos, usando la opción
"Registros por Página" y usar los ascensores
vertical y horizontal.
Gráfico 40: Datos cargados por página
ANEXO GRAFICO 40
Ubicando el cursor en los títulos: Partida, Nombre
de la Partida e Inicial de la información cargada y se
presiona en alguno de ellos, se obtendrá un ordenamiento
de los datos en forma ascendente o descendente.
De producirse algún error en la carga de algún
archivo plano, cualquiera sea éste (4.1, 4.2, 4.3 y 4.4),
el sistema desplegará mensajes en color rojo en la parte
inferior de la pantalla, los cuales deberán corregirse
en el archivo de Excel para repetir el proceso de carga, pues
el SI-WEB no permite realizar modificaciones directamente en
la pantalla
Gráfico 41: Bajar a Excel los datos cargados
ANEXO GRAFICO 41
Los datos subidos al SI-WEB pueden ser bajados a una hoja
de Excel por los usuarios, observar en el Gráfico 42;
para ello presionará el botón "Abrir en Excel"
que está en la parte inferior derecha de la pantalla y
podrán guardarla en una hoja de Excel, para fines de comprobación.
Gráfico 42: Excel con los datos cargados
ANEXO GRAFICO 42
4.2 Asiento de apertura
Para cargar el archivo plano del asiento de apertura se procederá
así:
a) Se dará un clic sobre el recuadro que contiene el
título "Contabilidad", como resultado aparecerá
la siguiente pantalla:
Gráfico 43: Carga del asiento de apertura
ANEXO GRAFICO 43
b) Obtenido el archivo plano del asiento de apertura, según
3.4, se hará un clic en el botón "Examinar"
que está al pie de la página, para seleccionar
el archivo a cargar;
c) Como consecuencia de la acción anterior aparecerá
la ventana de diálogo que consta en el Gráfico
44, en la que en "Buscar en" se presionará el
botón (V) para desplegar su contenido y ubicar el directorio
"Información-2005" donde el usuario guardó
el archivo plano del asiento de apertura; al ubicarlo hará
un clic en el y luego en el botón "Abrir";
Gráfico 44: Ubicación del archivo
ANEXO GRAFICO 44
d) Al hacerlo el cuadro de texto que está al lado izquierdo
del botón "Examinar" se llenará con el
nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indica
en el Gráfico 45;
Gráfico 45: Ubicación en "Examinar"
del archivo a cargar
ANEXO GRAFICO 45
e) Ubicado el archivo plano se elegirá el botón
"Cargar"; como resultado de esta acción, en
la parte inferior de la pantalla (Gráfico 46) aparecerá
un listado con los datos cargados, los cuales estarán
totalizados y se podrá observar 10 filas por página,
pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clic
en el número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrá
mirar un número mayor de datos, eligiendo la opción
"Registros por Página" y usar los ascensores
vertical y horizontal.
Gráfico 46: Datos cargados por página
ANEXO GRAFICO 46
Ubicando el cursor en los títulos: Cuenta, Nombre de
la Cuenta, Debe y Haber de la información cargada y se
presiona en alguno de ellos, se obtendrá un ordenamiento
de los datos en forma ascendente o descendente.
Nótese en el asiento de apertura que los valores monetarios
sólo pueden constar en la columna del Debe o el Haber,
según corresponda al saldo de las cuentas; no podrán
cargarse valores con signo negativo. Si en el Debe consta un
valor, en el Haber constará 0.00 y viceversa; consecuentemente,
ninguna fila estará en blanco.
Una vez realizada la carga de la información del presupuesto
inicial y del asiento de apertura, es decir terminado el proceso
de carga de datos iniciales, se hará un clic en el recuadro
del título "Control", lo que permitirá
conocer algunos datos y efectuar la impresión de la página
del Gráfico 47, en la que para enviar la información
y habilitar el siguiente periodo, se presionará el botón
"Cerrar Período", lo cual permitirá remitir
la información que ha sido subida y habilitará
el sistema para proceder a subir la información del siguiente
período.
Gráfico 47: Pantalla de cierre y cambio de período
ANEXO GRAFICO 47
A más de la información del presupuesto inicial
y el asiento de apertura, cargada en la forma indicada en los
numerales 4.1 y 4.2, mensualmente deberá subirse la ejecución
presupuestaria, los balances de comprobación de "sumas"
y "saldos" y las transferencias recibidas y entregadas
debidamente detalladas, de enero a diciembre, para lo cual se
observarán similares procedimientos a los descritos anteriormente.
4.3 Ejecución presupuestaria
Para cargar la ejecución presupuestaria se seguirá
el siguiente proceso:
a) Se dará un clic sobre el recuadro que contiene el
título "Presupuesto", como resultado aparecerá
la pantalla del Gráfico 48;
b) Obtenido el archivo plano de la ejecución presupuestaria,
según 3.5, se hará un clic en el botón "Examinar",
para seleccionar el archivo a cargar;
Gráfico 48: Carga de la ejecución presupuestaria
ANEXO GRAFICO 48
c) Como consecuencia de la acción anterior aparecerá
la ventana de diálogo que consta en el Gráfico
49, en la que en "Buscar en" se presionará el
botón (V) para desplegar su contenido y ubicar el directorio
"Información-2005" donde el usuario guardó
el archivo plano de la ejecución presupuestaria del mes
de enero; al ubicarlo hará un clic en el y luego en el
botón "Abrir";
Gráfico 49: Ubicación del archivo
ANEXO GRAFICO 49
d) Al hacerlo el cuadro de texto que está al lado izquierdo
del botón "Examinar" se llenará con el
nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indica
en el Gráfico 50; y,
Gráfico 50: Ubicación en "Examinar"
del archivo a cargar
ANEXO GRAFICO 50
e) Ubicado el archivo plano se elegirá el botón
"Cargar"; como resultado de ésta acción,
en la parte inferior de la pantalla (Gráfico 51) aparecerá
un listado con los datos cargados, los cuales estarán
totalizados y se podrá observar 10 filas por página,
pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clic
en el número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrá
mirar un número mayor de datos, eligiendo la opción
"Registros por página" y usar las barras de
desplazamiento vertical y horizontal.
Gráfico 51: Datos cargados por página
ANEXO GRAFICO 51
En caso de que eventualmente se susciten sobregiros se los
podrá identificar fácilmente, pues constarán
dentro del detalle y en la nota al pie, con color rojo, lo que
advertirá respecto a que ese problema amerita una inmediata
solución, a través del trámite y aprobación
de las reformas presupuestarias necesarias. Con los ascensores
vertical y horizontal se podrá desplazar de un lado a
otro, para observar el contenido del detalle de la carga realizada.
Al hacer un clic en el botón "Control", en
la pantalla se observará que la ejecución presupuestaria
del mes de enero ha sido subida; si ésta ha tenido sobregiros,
es decir, se ha "devengado" valores mayores que la
asignación codificada en ingresos y/o en gastos.
Luego sin cerrar el período, se presionará el
botón "Contabilidad" para continuar con el proceso.
Gráfico 52: Ejecución presupuestaria subida
ANEXO GRAFICO 52
4.4 Balance de comprobación
Para cargar el archivo plano del balance de comprobación
se procederá así:
a) Se dará un clic en el botón "Contabilidad",
como resultado aparecerá la siguiente pantalla:
Gráfico 53: Carga del balance de comprobación
ANEXO GRAFICO 53
b) Obtenido el archivo plano del balance de comprobación
de sumas y saldos, según 3.6, se hará un clic en
el botón "Examinar" que está al pie de
la página, para seleccionar el archivo a cargar;
c) Como consecuencia de la acción anterior aparecerá
la ventana de diálogo que consta en el Gráfico
54, en la que en "Buscar en" se presionará el
botón (V) para desplegar su contenido y ubicar el directorio
"Información-2005" donde el usuario guardó
el archivo plano del balance de comprobación de sumas
y saldos; al ubicarlo hará un clic en el y luego en el
botón "Abrir";
Gráfico 54: Ubicación del archivo
ANEXO GRAFICO 54
d) Al hacerlo el cuadro de texto que está al lado izquierdo
del botón "Examinar" se llenará con el
nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indica
en Gráfico 55; y,
Gráfico 55: Ubicación en "Examinar"
del archivo a cargar
ANEXO GRAFICO 55
e) Ubicado el archivo plano se elegirá el botón
"Cargar"; como resultado de esta acción, en
la parte inferior de la pantalla (Gráfico 56) aparecerá
un listado con los datos cargados, los cuales estarán
totalizados y se podrá observar 10 filas por página,
pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clic
en el número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrá
mirar un número mayor de datos, eligiendo la opción
"Registros por página" y usar los ascensores
vertical y horizontal.
Gráfico 56: Datos cargados por página
ANEXO GRAFICO 56
Ubicando el cursor en los títulos: Cuenta, Nombre de
la Cuenta, Sumas Debe, Sumas Haber, Saldo Deudor y Saldo Acreedor
de la información cargada y se presiona en alguno de ellos,
se obtendrá un ordenamiento de los datos en forma ascendente
o descendente.
Al terminar la carga del balance de comprobación de
sumas y saldos, automáticamente se activa el recuadro
con el título "Detalle de Transferencias", en
el cual se ingresarán "digitando" los datos
precisados en el numeral 5 de este manual.
5 DETALLE DE TRANSFERENCIAS
Corresponde al detalle de aportes y transferencias corrientes
y de capital "recibidos" o "entregados" por
la institución, en los cuales aparece como "Auxiliar"
una entidad del Sector Público no Financiero, entre las
que estará el Tesoro Nacional. Las cuentas en las cuales
se registra el "devengado" de este tipo de movimientos
son las Cuentas por Cobrar y por Pagar que constan a continuación:
11315 Cuentas por Cobrar Aporte Fiscal Comente
11325 Cuentas por Cobrar Aporte Fiscal de Capital
11318 Cuentas por Cobrar Transferencias y Donaciones
Corrientes
11328 Cuentas por Cobrar Transferencias y Donaciones de
Capital
21358 Cuentas por Pagar Transferencias Corrientes
21378 Cuentas por Pagar Transferencias de Inversión
21388 Cuentas por Pagar Transferencias de Capital
La lista de auxiliares" está disponible sólo
para las transacciones ocurridas con las cuentas desde la 11318
hasta la 21388 del listado anterior y permite identificar a las
entidades de las que se ha recibido o a las que se ha entregado
transferencias; de no encontrarse la institución requerida
en la lista, se seleccionará "Otros".
La lista antes mencionada no está habilitada para las
dos primeras cuentas (11315 y 11325), porque el único
"Auxiliar" que ellas tienen es el Tesoro Nacional y
su relación ya está preestablecida.
Gráfico 57: Detalle de transferencias
ANEXO GRAFICO 57
Haciendo un clic en el botón "Detalle de Transferencias",
automáticamente aparecerán señaladas con
un punto a la izquierda (·) las cuentas que han tenido
movimiento en el transcurso del periodo al que corresponde el
Balance de Comprobación subido en el numeral anterior;
las cuentas "activadas" podrán ser una o varias.
En la SI-WEB 2005 se ingresarán, de uno en uno, los
flujos deudores y acreedores de cada cuenta marcada con el punto;
para ingresar la información se dará un clic en
el botón "Añadir", al hacerlo aparecerán
una fila de cuadros de texto en los que "se digitará"
el día, número de asiento, valor del Debe y/o del
Haber, con los que se registraron contablemente "todas y
cada una" de las transferencias recibidas y entregadas por
la institución, correspondientes al período que
se informa, hasta que cuadren con los valores que constan en
las casillas "Total Flujos" y se identificarán
a los remitentes o destinatarios de aquellas en la casilla "Auxiliar".
Gráfico 58: Ingreso de transferencias del periodo
ANEXO GRAFICO 58
No deberán ingresarse valores por la suma de dos o
más transferencias, aún cuando contablemente se
las hubiere agregado y registrado en un sólo asiento;
el requerimiento es detallarlas una por una. De haberse descontado
algún fideicomiso, de alguna transferencia, el valor a
ingresarse será el total, no la diferencia resultante.
Luego de digitar los datos de una fila: día (> 1
< 31), número de asiento, valores del Debe y Haber
y de ubicar el "Auxiliar" del remitente o destinatario
de la transferencia, pulsar nuevamente el botón "Añadir"
para ingresar más registros. Si se requiriera borrar algún
registro, ingresado con error, se marcará la casilla de
la derecha de la línea respectiva y se presionará
el botón "Grabar".
Se procederá en la forma indicada en el inciso anterior,
sucesivamente, hasta que la suma de las transferencias individualmente
ingresadas, sea igual al "Total Flujos" Debe y Haber
de cada cuenta activada; luego se presionará el botón
"Grabar". Al hacerlo aparecerá la sumatoria
de los valores ingresados (Gráfico 58), momento en que
deberá continuarse con el detalle correspondiente a otra
cuenta activada, en caso de haberlo.
Realizada la carga de la ejecución presupuestaria,
el balance de comprobación de sumas y saldos y el ingreso
del detalle de transferencias del período, se hará
un clic en el botón con el título "Control",
consecuencia de lo cual aparecerá la pantalla del Gráfico
59, en la cual el usuario podrá:
a) Imprimir la página, previa configuración
en sentido horizontal;
b) Conocer a qué período corresponde la última
información ingresada al SI WEB 2005
c) El estado en que se halla (A) = Abierto o (C) = Cerrado;
d) Las novedades que reporta la información subida
(B, S, X) y los mensajes de error si se ha incurrido en alguno
(al pie de la página y con rojo);
e) Cerrar el período para enviar la información
subida y posibilitar la carga de la correspondiente al siguiente
período; y,
f) Probar a las autoridades la fecha en que subió la
información, para evitar las imposición de sanciones
que le pudieran devenir por incumplimiento en la entrega "oportuna"
de la información; no así respecto de la "confiabilidad"
de su contenido, que será materia de validación
por parte del analista del Ministerio de Economía y Finanzas,
responsable de la respectiva institución, quien le comunicará
las novedades e inconsistencias determinadas, caso de haberlas,
para que sean corregidas en el mes correspondiente al día
en que se produzca la notificación.
De no producirse las rectificaciones, la Subsecretaría
de Contabilidad Gubernamental tramitará las sanciones
que correspondan, según la gravedad de las faltas cometidas,
ante la Subsecretaría de la Tesorería de la Nación
para la suspensión de transferencias o aportes fiscales
o ante la Contraloría General del Estado, a través
del titular del Ministerio, para la imposición
de sanciones administrativas, pecuniarias, civiles y/o penales,
según lo determine tras sus actuaciones el Organismo Superior
de Control.
Gráfico 59: Información ingresada y estado
ANEXO GRAFICO 59
Una vez concluido el proceso de carga de los archivos planos
y la digitación de las transferencias correspondientes
al mes de enero, el usuario hará un clic en el botón
"Control"; en la pantalla que aparece (Gráfico
59), el período señala enero y el estado está
abierto (A), para enviar la información cargada y habilitar
el siguiente período se hará un clic en "Cerrar
Período".
La pantalla anterior variará habilitando el siguiente
período, en este caso febrero, cuyo estado estará
abierto (A); si se escoge en período el mes de enero y
se ubica en cualquiera de las viñetas (Presupuesto, Contabilidad
y Control), se verá que el período estará
en estado cerrado ( C ), como indica la pantalla del Gráfico
60.
Gráfico 60: Información del mes anterior en
estado cerrado
ANEXO GRAFICO 60
Cada vez que el usuario concluya el proceso de carga de la
información mensual, hará un clic en el botón
"Control" e imprimirá la pantalla (Gráfico
61), configurándola en sentido horizontal, lo que le servirá
para evidenciar que cumplió, en fecha y hora, con la carga,
ingreso y envío de la información y la adjuntará
a los reportes financieros obligatorios que producirá
mensualmente al último nivel de desagregación,
para fines de gestión interna y de auditoría; dichos
reportes son: Balance de Comprobación Acumulado (8 columnas);
Estado de Resultados; Estado de Situación Financiera;
Estado de Flujo del Efectivo; Estado de Ejecución Presupuestaria
y Cédulas Presupuestarias de Ingresos y Gastos.
Gráfico 61: Impresión de la pantalla "Control
ANEXO GRAFICO 61
Como se puede observar en el Gráfico 61, constan las
fechas en que el usuario ha cumplido con su obligación
de enviar la información financiera vía SI-WEB
2005.
Dependiendo del contenido de la información cargada,
pueden también existir mensajes como el que consta en
el siguiente gráfico.
Gráfico 62: Cambio de período y mensajes
ANEXO GRAFICO 62
Para abandonar la página presionará el botón
"Salir"; posteriormente cada mes, volverá a
repetir los procedimientos señalados en los numerales
anteriores.
El sistema permitirá cargar la información presupuestaria
con sobregiros en partidas de ingresos y/o gastos; pero es imprescindible
que, para cargar la información de los siguientes períodos,
se tramite y obtenga, tan pronto como sea posible, las reformas
presupuestarias necesarias ante la autoridad correspondiente,
caso contrario quedarán latentes los ilícitos cometidos,
que constituyen transgresiones a lo prescrito, entre otras disposiciones
legales, a lo constante en los artículos 40, 50 y 52 de
la Ley Orgánica de Administración Financiera y
Control, los artículos 4, 10 y 33 de la Ley de Presupuestos
del Sector Público y el artículo 38 de la Ley Orgánica
de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal,
quedando expuestos a la aplicación de responsabilidades.
Los sobregiros en ingresos serán siempre deseables
en tanto y en cuanto obedezcan al mejoramiento de la gestión
institucional, que redunde en la consecución de fondos
de autogeneración por encima de las previsiones realizadas;
no obstante, deberán ser solucionados a fin de que puedan
ser utilizados, ya que está prohibido por la ley usarlos
en forma extra presupuestaria.
Si se desea mirar la información correspondiente a
meses pasados, basta hacer un clic en el botón (v) del
recuadro "Período" y elegir el que se desea;
al hacerlo se observará en el cuadro de texto de "Estado",
que cada período anterior se halla cerrado (C), como se
evidencia en el Gráfico 63 y la información contenida
se la podrá observar a través del uso de los ascensores.
Gráfico 63: Observación de información
de períodos anteriores
ANEXO GRAFICO 63
De no subir la información por alguna causa no definida
por el usuario, para obtener la asistencia técnica necesaria,
se comunicará del particular a la Subsecretaría
de Contabilidad Gubernamental, utilizando la mensajería
de que trata el numeral 2.3 de este Manual o marcando al teléfono
2523232 o al Proyecto de Administración Financiera del
Sector Público - SIGEF, llamando al teléfono 1800-744333
(1800 sigeff).
6 CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
La partida presupuestaria está constituida por un conjunto
de campos que se utilizan para ordenar la información
presupuestaria de ingresos y gastos, su extensión depende
del tipo de entidad de que se trate, si conforman el Presupuesto
General del Estado o disponen de presupuestos independientes
de dicho ámbito (entidades del régimen seccional
autónomo y empresas del Estado); en cualquier caso, la
extensión debe constar completa en los reportes de ejecución
(Cédulas Presupuestarias).
6.1 Presupuesto General del Estado
Dentro del Presupuesto General del Estado, las partidas están
subdivididas en una parte fija y otra variable; la parte fija
comprende los 3 primeros campos constituidos por 8 dígitos
tanto en los ingresos como en los gastos; la parte variable es
diferente en extensión para los dos elementos presupuestarios
(ingresos y gastos).
Las partidas de ingresos tienen 18 dígitos y comprenden
los siguientes campos:
Tipo de presupuesto : 1 dígito
Institución : 3 dígitos Parte fija (8)
Unidad ejecutora : 4 dígitos
Clasificador : 6 dígitos
Distribuidor : 3 dígitos Parte variable (10)
Fuente de financiamiento : 1 dígito
Ejemplo:
x xxx xxxx xxxxxx xxx x = 18 dijitos
8 Parte fija 10 Parte variable Concepto
11700000 1101010005 A la renta global
Las partidas de gastos tienen 28 dígitos y una posición
alfabética, los campos son:
Tipo de presupuesto : 1 dígito
Institución : 3 dígitos Parte fija (8)
Unidad ejecutora : 4 dígitos
Actividad o Función : 4 posiciones una alfabética
y 3 dígitos
Proyecto : 3 dígitos
Provincia : 2 dígitos
Cantón : 2 dígitos Parte variable (21)
Clasificador : 6 dígitos
Distribuidor : 3 dígitos
Fuente de financiamiento : 1 dígito
Ejemplos:
XXXXXXXX XXXX XXX XX XX XXXXXX XXX X = 28 dígitos
y 1 alfabético
8 Parte fija 21 Parte variable Concepto
11700000 A10000017015101050001 Remuneraciones Unificadas
21660000 G40000009019600000001 Amortización Deuda Pública
10000000 A30090615008801040013 Al Banco del Estado, Crédito...
En el caso de instituciones que conforman el Presupuesto General
del Estado, los datos del presupuesto inicial (partidas, conceptos
y asignaciones), serán cargados automáticamente
por el sistema a partir del ejercicio fiscal 2005: excepto en
los años en que dicho presupuesto sea aprobado el 28 de
febrero del año para el cual va a regir, como ocurrirá
en los años que coincidan con la posesión del Presidente
de la República.
6.2 Presupuesto de gobiernos seccionales y empresas
Para las entidades del régimen seccional autónomo
y para las empresas públicas, los campos destinados a
la parte fija de la partida es similar a la utilizada en el Presupuesto
General del Estado, pero difiere en cuanto a la parte variable,
como se indica a continuación:
Las partidas de ingresos tienen 15 dígitos y comprenden
los siguientes campos:
Tipo de presupuesto : 1 dígito
Institución : 3 dígitos Parte fija (8)
Unidad ejecutora : 4 dígitos
Clasificador : 6 dígitos
Fuente de financiamiento : 1 dígito Parte
variable (7)
Ejemplos:
xxxxxxxx XXXXXXX ==15 dígitos
8 Parte fía 7 Parte variable Concepto
67100000 1102011 A los predios urbanos
67100000 2801010 Del Gobierno Central
46040000 1402021 Industriales
Las partidas de gastos tienen 17 dígitos, los campos
son:
Tipo de presupuesto : 1 dígito
Institución : 3 dígitos Parte fija (8)
Unidad ejecutora : 4 dígitos
Función : 1 dígito
Programa : 1 dígito Parte variable (9)
Clasificador : 6 dígitos
Fuente de financiamiento : 1 dígito
Ejemplos:
XXXXXXXX X X XXXXXX X = 17 dígitos
8 Parte fija 9 Parte variable Concepto
67100000 145101050 Remuneración Unificada
67100000 145106020 Fondo de reserva
Si la entidad del gobierno seccional autónomo o la
empresa del Estado no hubiere definido el uso de los campos de
función, programa y fuente de financiamiento, en sus partidas
de gastos, usará el dígito (9) en esas posiciones,
como se indica a continuación:
67250000 995101061 Salarios Unificados
El primer dígito de la partida presupuestaria identifica
al tipo de presupuesto, existen las siguientes posibilidades:
1 Entidades del Gobierno Central
2 Entidades descentralizadas y autónomas
3 Entidades de seguridad social
4 Empresas públicas
5 Entidades financieras públicas
6 Entidades del régimen seccional autónomo
La última posición identifica la fuente de financiamiento,
con las siguientes especificaciones:
0 Recursos fiscales
1 Recursos de autogestión
2 Recursos provenientes de créditos externos
3 Recursos provenientes de créditos internos
4 Contrapartes locales de créditos
5 Ingresos predestinados a un fin específico (Recursos
preasignados)
7 Recursos no reembolsables (Donaciones y asistencia técnica)
Para los demás campos, existen catálogos específicos
estructurados por la Subsecretaría de Presupuestos que
pueden ser consultados llamando al teléfono 1800-744333
o en el portal www.sigef.gov.ec.
7 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
El sistema ha sido construido en lenguaje de programación
Java, con páginas JSP (Java Server Pages) dado que es
un sistema orientado al Web; por tanto, para su normal funcionamiento
se requiere el siguiente perfil de hardware como mínimo:
a) Procesador Intel Pentium o equivalente, que ejecute Windows
95, 98, 2000, Windows XP o Windows NT;
b) 32 MB de RAM de memoria de acceso aleatorio;
c) Conexión a Internet; y,
d) Monitor de color con capacidad de mostrar una resolución
de 1024x768 píxeles.
Por ser orientado al Web, se necesita un Browser; el recomendado
es Microsoft Internet Explorer al menos en su versión
5.5.
8 SUPRESIÓN DE PUNTOS EN CÓDIGOS
Para la elaboración de archivos planos, los reportes
financieros en Excel deben cumplir varios requisitos, entre ellos,
que los códigos de cuentas y partidas no tengan puntos
de separación; en caso de tenerlos, se los eliminará
como se describe a continuación:
a) Seleccionar la columna A, que contiene los códigos
con puntos de separación.
Gráfico 64: Selección de columna de códigos
ANEXO GRAFICO 64
b) Elegir "Edición" en el menú principal
y luego escoger la opción "Reemplazar".
Gráfico 65: Opción Reemplazar
ANEXO GRAFICO 65
c) Al hacer un clic en "Reemplazar", aparecerá
la ventana de diálogo correspondiente, en la que en el
cuadro de texto "Buscar" se digitará el signo
de puntuación que se desea eliminar y en el cuadro de
texto "Reemplazar con" se dejará en blanco;
finalmente se presionará el botón "Reemplazar
todos".
Gráfico 66: Opción "Reemplazar"
ANEXO GRAFICO 66
d) El resultado obtenido será que se eliminaron los
puntos dentro de la columna seleccionada, como se observa en
el Gráfico 58.
Gráfico 67: Resultado de la eliminación de puntos
ANEXO GRAFICO 67
EL GOBIERNO
MUNICIPAL DEL
CANTÓN PAPATE
Considerando:
Que, el artículo 228 de la Constitución Política
de la República del Ecuador, en concordancia con los artículos
1, 2, 16, 17, 64 numeral I y 126 de la Ley Orgánica de
Régimen Municipal, garantizan a los municipios el goce
de su autonomía y ninguna función del Estado ni
autoridad extraña puede intervenir en su administración;
Que, en el Art. 11 de la Ley Orgánica Reformatoria
a la Ley de Régimen Municipal, publicada en el Suplemento
del Registro Oficial No. 429 de fecha 27 de septiembre del 2004,
reforma los incisos segundo y tercero del Art. 30 reconociendo
a los concejales el derecho a percibir dietas por asistir a las
sesiones del Concejo; y,
En uso de las facultades y atribuciones constitucionales y
legales invocadas y de conformidad con el Art. 64 numeral 1 y
126 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal y Art.
228 de la Constitución Política de la República
del Ecuador,
Expide:
La siguiente Ordenanza que regula el pago de dietas y asistencia
a sesiones ordinarias y extraordinarias de los señores
concejales del Municipio del Cantón Patate.
Art. 1.- En el marco de las disposiciones de la Ley Orgánica
de Régimen Municipal, los señores concejales tienen
derecho a percibir sus dietas personales al tenor de las disposiciones
del presente reglamento.
Art. 2.- Anualmente el I. Concejo destinará para el
pago de dietas, el porcentaje necesario de su presupuesto, el
mismo que constará en la partida correspondiente.
Art. 3.- En ningún caso el monto mensual de las dietas
a percibir por parte de cada uno de los señores concejales
serán mayor al 35% del sueldo que perciba el señor
Alcalde.
Art. 4.- Todos y cada uno de los señores concejales
percibirán el 8,75% del sueldo mensual del señor
Alcalde por cada sesión ordinaria a la que asista.
Art. 5.- El I. Concejo del Cantón Patate tendrá
cuatro sesiones ordinarias obligatorias cada mes y el pago de
las dictaste hará en forma acumulativa de manera mensual.
Art. 6.- No percibirá dietas el señor Alcalde,
como tampoco quien legalmente le subrogue en sus funciones.
Art. 7.- El pago de dietas, se entenderá por asistencia
a sesión del Concejo, al haber estado presente en ella
y formado parte del quórum, por lo menos al 75% del total
del tiempo que dure la sesión.
Art. 8.- Si un señor Concejal no asistiere por causas
no justificadas oportunamente a una sesión extraordinaria,
perderá la dieta correspondiente a una sesión ordinaria.
Art. 9.- El señor Concejal que, asistiendo a una sesión
ordinaria del Concejo, la abandonare antes de la clausura sin
causa justificada, o que no cumpla con alguna comisión
que se le imponga en sesión, perderá el derecho
a percibir la correspondiente dieta. El Secretario del Concejo
hará constar en el registro, la razón del abandono,
señalando si fue o no justificado.
Art. 10.- Constituye abandono justificado de sesión,
aquella que se produce con la autorización previa de quien
esté presidiendo la sesión de la que se trate.
Art. 11.- El control de asistencia de las sesiones estará
cargo del Secretario del Concejo, el mismo que llevará
el registro correspondiente. Una copia de éste, se enviará
mensualmente al Departamento Financiero para que se elabore los
respectivos cheques, ciñéndose para ello al mencionado
registro.
Art. 12.- El presente reglamento estará sujeto a cualquier
modificación, supresión de artículos, aumento
de nuevas leyes, acorde con las circunstancias que se presentaren
en el devenir del tiempo.
Art. 13.- La presente ordenanza entrará en vigencia
a partir del mes de marzo, fecha de su aprobación, sin
perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Dado en la sala de sesiones del Ilustre Concejo Municipal
de Patate, a los once días del mes de marzo del año
dos mil cinco.
f.) Lic. Piedad Gómez, Vicepresidenta del Concejo.
f.) Sra. Inés Quinteros V., Secretaria Municipal, Ene.
Certifico.- Que la presente ordenanza fue discutida y aprobada
por el Concejo Municipal de Patate, en dos sesiones realizadas
en sesiones ordinarias celebradas los días 2 y 11 de marzo
del año 2005.
f.) Sra. Inés Quinteros V., Secretaria Municipal, Enc.
Vicepresidencia del Ilustre Municipio del Cantón Patate.-
Aprobada que ha sido la presente ordenanza por el I. Concejo
Municipal de Patate, remítase en tres ejemplares al señor
Alcalde del cantón Patate, para la sanción correspondiente.
Cúmplase.
Patate, 11 de marzo del 2005.
f.) Lic. Piedad Gómez, Vicepresidenta del Concejo de
Patate.
Alcaldía del Cantón Patate. De conformidad
con lo prescrito en el artículo 72, numerales 31, 127,
Í 28 y 133 de la Ley de Régimen Municipal vigente,
sanciono y ordeno la presente Ordenanza municipal que crea, conforma,
constituye y regula el pago de dietas de los señores concejales
del Ilustre Municipio de Patate y ordeno su promulgación
a través de su publicación en cualquier medio de
comunicación social del cantón.
f.) Sr. Elicio Aguiar, Alcalde del I. Municipio de Patate.
Certificación.- La suscrita Secretaria encargada del
Ilustre Municipio de Patate, certifica que el señor Alcalde,
sancionó la ordenanza que antecede con fecha señalada.
Lo certifico.
f.) Sra. Inés Quinteros V., Secretaria Municipal, Ene.
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